04 Ное. Подробен електронен пътен лист
Пътният лист е оперативно-счетоводен документ, който всяка фирма, притежаваща служебни автомобили, трябва да бъде готова да представи при поискване от контролните органи и институции или да съхранява с цел документиране, доказване или деклариране на извършените дейности. Пътният лист няма задължителен, законово-установен реквизит. Той може да бъде изготвен за конкретен водач или за автомобил, управляван от няколко водача, но най-общо съдържа следната информация: пропътувани маршрути, пропътувани километри, места на престой, изразходвано гориво, имена на водач и др. Към пътния лист могат да бъдат приложени и товарителници, командировъчни заповеди, разходни бонове, фактури, потвърждения за извършени доставки и други документи.
Попълването на пътния лист е въпрос на фирмена организация, но най-често тази задача се пада на водачите, тъй като те са лицата, извършващи превозите и най-точно знаят на коя дата и в колко часа на кой адрес са пристигнали и каква дейност извършват там. Процесът по администрирането на въпросния документ е трудоемък, създаващ допълнителни разходи за водене на архив, а и често свързан с различни видове грешки при попълването на бланките. За улеснение на процеса, много фирми прибягват до използването на прецизни GPS системи, които свеждат разходите и ангажиментите по администрирането на пътните листи до минимум.
Системата GPS Logistic е сред първите български системи на пазара, предлагащи автоматично-генериране на пътен лист, който може да бъде структуриран според нуждите на съответната компания. В него влиза цялата необходима информация за извършените от автомобила курсове, като системата позволява незабавното генериране на въпросния документ за неограничен период назад във времето. Документът може да бъде разпечатан на хартиен носител директно през програмата или пренесен в Excel за допълнителна обработка.
Пътният лист, генериран в GPS Logistic, може да бъде надграждан или допълван с информация от периферни (извън основния пакет) модули. Такива може да са например:
А. Модул за връзка към бордови компютър – с помощта на този модул, в пътния лист се добавят начален и краен реален километраж за всеки отделен курс на автомобила. По този начин могат да се съпоставят пропътуваните километри, отчетени по GPS (по карта), с километрите, отчетени по бордовия километраж. Между двете стойности често има до +/- 5% разлика – в зависимост от модела на автомобила, така че е в компетенциите на фирмата да избере кой от двата показателя да влезе в отчетите.
Б. Модул за идентификация на водач, осъществима посредством персонален чип или карта – този модул позволява добавянето в пътен лист на имената на водача – за времето, в което даден автомобил е бил управляван от него. Системата автоматично напомня на водача, че трябва да се обозначи, така че тя да бъде достатъчно надеждна и при сменящи се водачи на автомобилите.
В. Модул „Уикенд“ – надграждането на системата с този модул, позволява автоматично и отчетливо в пътния лист да бъдат разграничавани личните от служебните километри и маршрути, пропътувани от даден автомобил или водач. Предвидена е и опция за кодиране на маршрутите, извършени за лични цели, за да бъде отчетено само разстоянието. Изборът на режим на шофиране – личен/служебен – се осъществява посредством натискането на интелигентен бутон, вграден в интериора на автомобила.
Наборът от различни възможности за изобразяване на информацията в пътния лист, генериран от GPS Logistic, в пълна степен отговаря на нуждите на фирмите от различни стопански сектори. Специалистите на фирмата имат опит и в изграждането на пътни документи по зададени критерии, с цел да отговорят на индивидуалните потребности на определен вид бизнес.